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Effektives Projektmanagement

Die vier Erfolgsfaktoren des Projektmanagements

Wie werden Projekte erfolgreich?

Illustration: Vier Erfolgsfaktoren des Projektmanagements
Basierend auf unseren Erfahrungen unzähliger Projektmanagementtrainings und einer Vielzahl von Projektmanagement-Beratungsprojekten gibt es aus unserer Sicht vier Schlüsselfaktoren, die für den Erfolg von Projekten von essentieller Bedeutung sind:
 
  • Fähigkeiten: Die Projektleiter und Projektmitarbeiter sind für ihre Aufgaben ausreichend qualifiziert.
  • Strukturen: Die Prozesse sind effizient und stimmig, sowohl im Falle von Einzelprojekten als auch im Multiprojektmanagement.
  • Kultur: Es gibt eine gemeinsam entwickelte und gelebte Projektmanagementkultur und Spielregeln im Projekt.
  • IT-Tools: Software-Anwendungen sind auf dem neuesten Stand und alle können mit ihnen umgehen.

Die Projektmanagement-Landkarte zeigt mehr Details

Illustration: Projektmanagement-Landkarte

Die Projektmanagement-Landkarte

Zitat Icon

Sag mir wie dein Projekt begonnen hat und ich sage dir, wie es enden wird." (Verfasser unbekannt)


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Vorne fängt alles an: Der Projektstart.

Eine erste Checkliste für die heikle Phase.

Dem Zitat oben kann mit Sicherheit jeder Projektmanager unterschreiben. Doch auch wenn sich jeder darüber im Klaren ist, dass man bereits zu Beginn die Weichen für den Projekterfolg stellt, so erstaunt es doch immer wieder aufs Neue, bei wie vielen Projekten bereits zu Beginn grundlegende Fehler gemacht werden.
Damit Sie in der Lage sind bei Ihrem nächsten Projekt vor dem offiziellen Start nochmal für sich oder auch in Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber zu prüfen, ob Sie wirklich an alles gedacht haben, finden Sie nachfolgend unsere Sammlung an wichtigen Check-Fragen, die auch im Projektmanagement-Handbuch zu finden sein sollten:
  • Rechtfertigt das Vorhaben projekthaftes Vorgehen?
  • Ist die Priorität des Projektes im Vergleich zu anderen Projekten geklärt?
  • Sind die Projektziele lösungsneutral und positiv formuliert, sowie vollständig, möglichst widerspruchsfrei, messbar und zudem erreichbar?
  • Ist abgegrenzt worden welche Ziele nicht zum Projekt gehören?
  • Stehen die Meilensteine und die damit verbundenen Ergebnisse fest?
  • Wurde eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt?
  • Wurde eine Machbarkeitsstudie durchgeführt?
  • Sind die heute bekannten Risiken identifiziert?
  • Ist die Unterstützung durch Management und Auftraggeber sichergestellt?
  • Sind die künftigen Nutzer bzw. der Kunde ins Projekt einbezogen?
  • Sind die erforderlichen Ressourcen eingeplant und freigegeben?
  • Ist ein Projektauftrag erstellt und mit dem Auftraggeber abgestimmt worden?
  • Ist eine Projektorganisation definiert und implementiert?
  • Sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Projektorganisation klar definiert?
Diese Liste erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber sie gibt einen Überblick, welche potenziellen Stolpersteine existieren, vermieden werden sollten, und wie komplex das Thema Projektmanagement in seiner Gesamtheit ist.
 
Rund um alle Fragen des Projektmanagements stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite, unterstützen Sie mit Projektmanagement-Trainings, Coaching oder ganz praktisch in aktuellen Projekten mit der Tatkraft von Interims-Projektmanagern oder einem Projektmanagement Office. Damit Ihre Projekte rund laufen – von Anfang bis Ende!

Wesentliche Elemente des Projektmanagements

Illustration: Projektmanagement-Landkarte

Unsere Unterstützung: Zwischen Training und Beratung

UNSERE TYPISCHEN FÄLLE

Grundlagenseminar Projektmanagement
Projekte erfolgreich planen und steuern

Projektmanagement-Trainingskonzept
Projektleiter und -mitarbeiter qualifizieren und fördern

Projekt-Kick-off
Legen Sie den Grundstein für Ihren Projekterfolg bereits zu Beginn
 
Konfliktmanagement für Projektteams
Konflikte meistern, Reibungsverluste verringern
 
Führen in Projekten
Als Projektleiter Projektteams ans Ziel führen
 
Vertragsrecht für Projektmanager
In Projekten rechtlich sicher agieren
  
Projektleiter-Werkstatt
Wir schaffen Raum für kollektives Lernen
 
Projektleiter-Coaching
Projektleiter und -teams individuell begleiten
 
Teamentwicklung für Projektteams
1 + 1 = 3
 
Lean Project Management
Philosophie & Tools erfolgreich verbinden
 
Internationales Projektmanagement
Internationale Teams erfolgreich führen
 
'Lessons Learned'-Workshop
Projekterfahrungen mit professioneller Unterstützung sichern

Projekt-Office
Entlasten Sie Ihre Projektleiter von administrativen Aufgaben

Interim Management - Projektleiter auf Zeit
Wir führen Ihre Projekte zum Erfolg

Training - Projektmanagement-Software
Projektmanagement-IT-Tools bedienen und erfolgreich einsetzen

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Stakeholder Management in Projekten

Supporting the project participants

Illustration Projektbeteiligte
Aus der Erfahrung zahlreicher Projekte, die wir als Berater begleitet haben, sagen wir: ein professioneller Kontakt zu den Starkholdern ist eine wesentliche Voraussetzung für den Projekterfolg. 
Das Stakeholder Management ist die aktive und proaktive Betreuung der Projektbeteiligten, insbesondere der einflussnehmenden Entscheider. Wenn Entscheidungen zu treffen sind, vor allem bei Änderungen des Projektauftrags, bereitet das Stakeholder Management die hierfür erforderlichen Informationen auf und begleitet die Entscheidungsfindung. Stakeholder Management beinhaltet auch die anfängliche Stakeholder-Identifikation und deren Analyse. Stakeholder Management ist Mikropolitik - oft wenig geliebt vom Projektleiter und doch in großen Projekten ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Ziel des Stakeholder Managements ist es, sich einen Überblick über alle bestehenden Interessengruppen eines Projekts und deren Einstellung zum Vorhaben zu verschaffen.

Stakeholder sind natürliche oder juristische Personen bzw. Anspruchsgruppen, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis Ihres Prozesses oder Projekts haben. Daher wird auch von Interessengruppen, Beteiligten oder Betroffenen gesprochen. Sie beeinflussen nicht nur den Verlauf oder das Ergebnis, sondern werden auch selbst davon beeinflusst. Die Stakeholder-Landschaft eines Unternehmens oder Vorhabens kann sehr heterogen sein und z.B. Arbeitnehmer, Auftraggeber, Kunden und Lieferanten, den Staat oder die Gesellschaft umfassen.

Um eine Stakeholder-Analyse zu erstellen, braucht es zwei Schritte:
  • Erstellung einer Stakeholder-Übersicht
  • Erstellung der Stakeholder-Matrix

Stakeholder Übersicht

Überblick schaffen und Betroffene einbinden

Grafik Stakeholder Übersicht
Mit der Stakeholder-Übersicht werden alle Stakeholder eines Projekts oder eines Unternehmens identifiziert und charakterisiert. Dieses Instrument hilft Ihnen dabei, sich einen Überblick über die gesamte Stakeholder-Landschaft zu verschaffen. Im ersten Schritt identifizieren Sie alle relevanten Interessensgruppen für das jeweilige Vorhaben. Danach charakterisieren Sie die einzelnen Stakeholder entlang der in der Tabelle aufgeführten Bewertungskriterien.

Die Stakeholder Matrix

Grafik Stakeholdermatrix
Die Stakeholder-Matrix baut auf dieser Übersicht auf und visualisiert den möglichen Einfluss und die Bedeutung verschiedener Interessengruppen für den Erfolg Ihres Vorhabens. Aus dieser Übersicht können Sie im Anschluss adäquate Handlungsoptionen für zum Beispiel das Projektmarketing ableiten. Die folgende Abbildung  visualisiert die Stakeholder-Matrix und zeigt die Handlungsstrategien für die Stakeholder-Gruppen auf.

Die Ergebnisse der Stakeholderanalyse sind die Ausgangslage für das Projektmarketing.

Aufgepasst

Abschließend ein wichtiger Hinweis

Die Inhalte des Stakeholder Managements sind häufig politisch brisante Informationen. Daher sollte diese Aufgabe entweder allein (vom Projektleiter) oder einem gut ausgewählten Teilnehmerkreis zusammen durchgeführt werden. Die Unterlagen zum Stakeholder Management sollten stets in persönlichen Ordnern oder Laufwerken und niemals der Öffentlichkeit zugänglich aufbewahrt werden.

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