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Geschäftsprozessoptimierung - ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Die innere Ordnung der Organisation

Durch optimierte Prozesse sind Spitzenleistungen möglich

In einer durch Wandel und schnelle Veränderungen geprägten Zeit stehen Unternehmen heute mehr denn je vor immer größeren Herausforderungen:
Wachstum, konjunkturelle Veränderungen, Effizienzsteigerungen…die Liste ließe sich unendlich fortsetzen. 

Ein essentielles Element zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist die gute „innere Ordnung“ eines Unternehmens. Prozesse sind der Bauplan dieser „inneren Ordnung“. Erst die optimale Auslegung aller Geschäftsprozesse schafft eine „high performance“ Organisation, die den Herausforderungen von morgen gewachsen ist.

verschiedene Geschäftsprozesse

Drei Arten von Geschäftsprozessen

Ein Geschäftsprozess besteht grundsätzlich immer aus einer Abfolge von Tätigkeiten und Aktivitäten, die schrittweise ausgeführt werden, um an Ende ein geschäftliches Ziel zu erreichen. Wir unterscheiden drei verschiedene Arten von Geschäftsprozessen:
  • Managementprozesse – das sind alle Prozesse, die mit der „Gestaltung, Lenkung (Steuerung) und Entwicklung von zweckorientierten soziotechnischen Organisationen“ (Ulrich) einhergehen.
  • Kernprozesse – sind alle Prozesse, die unmittelbar auf den Kundennutzen gerichtet sind und die konkrete Leistungserbringung ermöglichen.
  • Unterstützungsprozesse – sind Prozesse, die den effektiven Vollzug der Kernprozesse gewährleisten und sind für diese unerlässlich (EDV, Buchhaltung etc.).
Geschäftsprozesse gestalten

Die vier Kernpunkte der Geschäftsprozessoptimierung...

... sind aus unserer Sicht das Schaffen und Sicherstellen von:
  • schnellen und effizienten Abläufen
  • hoher Transparenz in allen Bereichen
  • stabilen Prozessen
  • flexiblen Prozessen, die anpassungsfähig sind und bleiben
Zusätzlich zur Gestaltung einer passenden Aufbau- und Ablaufstruktur sollten im Zuge einer Geschäftsprozessoptimierung auch Rollen definiert werden, die ein effizientes Management aller Prozesse von Anfang bis zum Ende ihres „Lebenszyklus“ sicherstellen.

Die drei Prozess-Rollen

  • Der Prozessverantwortliche definiert und besitzt den Geschäftsprozess.
  • Er verantwortet die Aktualität des Prozesses zu jedem Zeitpunkt, während der Umsetzung bis zur Zielerreichung.
  • Die Prozessbeteiligten wirken bei der Ausführung des Prozesses mit und haben somit die umsetzungsorientierte Rolle im Prozessmanagement. 
Der Prozesscontroller ist für die zielorientierte Steuerung hinsichtlich der strategischen und operativen Anforderungen zuständig. Er überwacht die Ausführung und die Ergebnisse der Prozesse. Wenn er Verbesserungsmöglichkeiten sieht, kann er diese anstoßen. Eine Rolle muss nicht unbedingt von einer einzelnen Person besetzt sein, sondern kann auch von einer Gruppe von Personen übernommen werden. Gleiches gilt umgekehrt - eine Person kann mehrere Prozessrollen besetzen.

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Geschäftsprozesse Management

Unterschiedliche Herangehensweisen in der Prozessoptimierung

Zwei Wege zum Ziel

Wir unterscheiden zwischen zwei Grundansätzen bei der Geschäftsprozessoptimierung, dem Business Process Reengineering (BPR) und der Methode der kontinuierlichen Verbesserung. Letztere ist aus der japanischen Qualitätsmanagement-Methode „Kaizen“ abgeleitet.

Business Process Reengineering (BPR)

Der Ansatz des BPR verfolgt die radikale Neugestaltung der Unternehmensprozesse. Vorhandene Prozesse werden weder analysiert noch schrittweise verbessert. Die Organisation und die erfolgskritischen Prozesse werden grundlegend neu entwickelt, so dass diese die Erfüllung der Strategie unterstützen. Der Ansatz ist top-down und steht wegen Zeit- und Ressourcenbindung oft in Kritik.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Im Gegensatz zum BPR und ganz im Sinne von Kaizen (Veränderung zum Besseren) ist das Ziel eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses die stetige, schrittweise Optimierung/Perfektionierung der Prozesse. Da die Mitarbeiter, die direkt am Prozess beteiligt sind, Verbesserungen sehen und idealtypisch initiieren und durchführen, ist dieser Ansatz bottom-up. Der Schwerpunkt liegt bei KVP auf vereinzelten, lokalen Prozessen, und durch die Summe der Veränderungen formt sich das Ganze.

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. So nutzt KVP in einem Turnaround, bei dem das Überleben des Unternehmens am seidenen Faden hängt, recht wenig. Im Gegensatz dazu wäre ein BPR bei funktionstüchtigen Prozessen der bekannte Schuss mit der Kanone auf den Spatzen.
Geschäftsprozesse Management

Wir finden gemeinsam
IHRE Lösung

In unseren Beratungsprojekten zur Geschäftsprozessoptimierung vergessen wir nie, dass der beste Prozess nichts bringt, solange er nur auf dem Papier existiert und nicht von Menschen gelebt wird. Ihr Geschäft und Ihre Abläufe sind einzigartig – und deshalb finden wir gemeinsam ganz individuelle Lösungen, um Ihre Prozesse – den Bauplan der „inneren Ordnung“ Ihres Unternehmens -  effizienter und profitabler zu gestalten und mit Leben zu füllen.

TOOLS & METHODEN ZUM THEMA GESCHÄFTSPROZESSOPTIMIERUNG

EFQM Ecxellence Modell

Methode: Die nachfolgende Checkliste besteht aus einem Extrakt der wesentlichen Fragestellungen des EFQM-Modells für Business Excellence. Mit der Bearbeitung der Checkliste finden Sie einen einfachen Einstieg, die Systematik des EFQM-Modell zu verstehen und das Qualitätsniveau Ihrer Organisation zu ermitteln und angemessene Initiativen zur Leistungsförderung und Qualitätssteigerung zu starten.

Vorgehen: Beantworten Sie jede Frage hinsichtlich der Stärken und der Verbesserungspotenziale und bewerten Sie dann den Erfüllungsgrad. Addieren Sie alle Ergebnisse und teilen sie diese durch 12. Sie erhalten einen ersten Anhaltspunkt für das Qualitätsniveau Ihrer Organisation.

Angebot: Sprechen Sie unsere Berater an, falls das Ergebnis um die 50% Marke oder deutlich darunter liegt. Wir zeigen Ihnen gerne den Weg auf die Erfolgsspur mittels des EFQM-Modells. Falls das Ergebnis um die 75% liegt, zeigen wir Ihnen den Weg, das Niveau nachhaltig zu sichern und auszubauen.

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