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Case Study zum Thema Change Kommunikation

Die neue Strategie soll kommuniziert werden

Die neue Strategie läuft Gefahr belächelt zu werden, wenn sie nur zur Hälfte oder einseitig kommuniziert wird

Situation:

Die Strategie wurde im Top Team entwickelt. Folgende Punkte sind in naher Zukunft die Grundpfeiler der Firma:

Innovation
Neue Märkte
Führung
Vertrauen

In der Schicht des mittleren Management ist sie je nach Kommunikationsstärke der individuellen Führungskraft auch schon angekommen. Im Rest des Unternehmen ist sie noch nicht bekannt.

Die Kommunikationsabteilung hat schon mal Plakate mit den wichtigsten Grundpfeilern der Strategie entwickelt, produzieren lassen und sie sind schon an jede Sekretärin der Leiter der anderen Geschäftsbereiche gesandt worden, die für die Verteilung sorgen soll.

Da es im Unternehmen aber Stimmen gibt, die fragen, „ob Besuch kommt, oder warum wieder Plakate aufgehängt werden?“, wurden wir gerufen um gemeinsam mit Verantwortlichen von Corporate Communication und HR eine Kommunikationsstrategie aufzusetzen, die Sinn macht und die Mitarbeiter mehr zu Beteiligten macht als zu informierten Zuschauern. 

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Ein einheitliches Verständnis von Innovation gibt es nicht

Das Wort Innovation wurde in der Vergangenheit schon so strapaziert, dass die Mitarbeiter zunehmend zynisch werden

Herausforderung:

  • Innovation als eine Säule der Strategie wurde schon vor der Strategie Entwicklung vom Geschäftsführer dermaßen häufig ins Unternehmen getrieben, dass es „keiner mehr hören kann".
  • Es soll ein einheitliches Verständnis über die Notwendigkeit der neuen Strategie und das Umdenken in Richtung Innnovation hergestellt werden.
  • Das Unternehmen ist zu schwerfällig, Innovationen werden entweder am Markt vorbei entwickelt oder kommen nicht in time and budget an den Markt
  • Das Vertrauen an die Führung ist in den letzten Jahren laut Mitarbeiter Befragung gesunken.

 

In den folgenden 9 Schritten kommen wir zu einem abgestimmten Kommunikationskonzept:

  1. Kommunikationsteam benennen
  2. Auftragsklärung / Stakeholder Analyse
  3. Entscheidung ob expliziter oder impliziter Change. Wenn Explizit: Branding des Projektes
  4. Kommunikationsziele definieren
  5. Kommunikationsstrategie entwickeln
  6. Bestehende Kommunikationsmaßnahmen bewerten
  7. Kommunikationsmaßnahmen auswählen und takten
  8. Kommunikationsplan ggf. mit Management abstimmen
  9. Kommunikationsplan in den Projektplan integrieren
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Wir setzen hier auf den Dialog

Vertrauen und Einsicht für die Notwendigkeit durch einen Dialog herstellen

Lösung:
Neben den schon gut funktionierenden und implementierten corporate communication Maßnahmen haben wir ein Dialog Konzept entwickelt und in den Plan eingebaut, das im Gegensatz zu früher auf Austausch und Beteiligung statt auf Information in der Einbahnstraße baut. 

Vorbereitung:

  • Entwickeln / Überarbeiten zu einer Adressaten-gerechten Change Story
  • Entwickeln eines Workshopformats, das in der gesamten Firma zum Thema Innovation ausgerollt wird

Lösung:

  • Workshopformat DialogBox: Die DialogBox „Innovation“ ist ein eng gesteuertes Workshopformat, das die Führungskräfte weltweit in der Kaskade befähigt über ein strukturiertes Vorgehen in 5 Schritten das Thema Innovation mit ihren Mitarbeitern zu reflektieren, in den eigenen Alltag zu übersetzen und durch Beteiligung an dem Thema Innovation zu einem tieferen Verständnis für das „Warum“ und „was geht mich das an?“ zu gelangen.
  • Frühstücksgespräche mit GF: Im Losverfahren nehmen Mitarbeiter aus verschiedensten Bereichen an einem gemeinsamen 1-stündigen gemeinsamen Frühstück mit der GF in der Kantine teil und können hier Fragen stellen und von ihren Anliegen erzählen. 
  • Open Space bei einer Betriebsversammlung: Bei einer Betriebsversammlung wird in Abstimmung mit dem Betriebsrat in verschiedenen Sessions zu den aufkommenden Themen in offenen Gruppen diskutiert. 
  • Chatroom: von Corporate Communication wird ein Chatroom zu bestimmten Zeiten eingerichtet, der rotierend von einzelnen Mitgliedern des Change Boardes beantwortet wird. 

 

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Impact einer Dialogbox

Wie funktioniert diese Dialogbox im Detail?

Konzept:
Die Worshopmaterialien sind eher spielerisch. Mit Halmakegeln, Knete und Kärtchen entspricht die Dialogbox weniger der gewohnten „Arbeit“ sondern mutet wie ein Spiel an. 
In 5 Schritten wird der Teilnehmer über eine erste spielerische Öffnung – einen ersten Abgleich der Deutung des Begriffs Innovation – über die Überlegung, welche Voraussetzung es braucht – Bewertung des Teams – bis zur Frage: Was kann das Team und jeder einzelne eigenverantwortlich ab morgen anders machen?

Impact:

  • Durch Rückmeldung der Ergebnisse an HR, profitiert da Unternehmen davon zu wissen, welcher Bereich worin Unterstützung braucht. 
  • Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses von der Wichtigkei zum Thema Innovation
  • Abgleich der unterschiedlichen Sichtweisen im Unternehmen
  • Bessere Zusammenarbeit über Schnittstellen hinaus
  • Verankerung eines gemeinsamen Ziels – weltweite Kaskade – in annähernd gleicher Qualität
  • Führung wird an die Steuerung eines echten Dialoges zum einem „nicht-fachlichen“ Thema herangeführt. Die Führungskraft nimmt die Führungsaufgabe wahr. 
  • Zurück zur direkten Kommunikationkultur (vs. einseitigem Emailverkehr)

Teilnehmerstimmen

Zitat Icon

„Ich war beeindruckt, dass der Geschäftsführung die Fortbildung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter so wichtig zu sein scheint und fühlt mich dadurch gewertschätzt“ 

Zitat Icon

„Die strukturierte und gut geführte Konzept der Dialogbox ist für mich überzeugend. So gelingt es einem Team auch über kritische Themen sachlich in einen Meinungsaustausch und dadurch zu einer Lösungsfindung zu kommen. Diese Struktur werde ich zukünftig auf jeden Fall auch mit anderen Themen berücksichtigen.“

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