Remote Work Tipps - Bild mit Fragezeichen - Dr. Kraus & Partner

Gemeinsam mit den Handelsblatt Fachmedien haben wir ein Online-Seminar zum Thema Remote Work: 10 Tipps für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit veranstaltet. Während dieses Online-Seminars haben uns unzählige Fragen zum Thema Remote Work erreicht. Da wir davon ausgehen, dass die Beantwortung sicherlich für viele da draußen interessant sein könnte, wollen wir das hiermit tun.

Unsere Expertin Caroline Zielke und unser Experte Max Leichner haben die folgenden Fragen für Sie beantwortet.

Frage

Was ist ein digitales Whiteboard?

Antwort

Ein digitales Whiteboard ist im Prinzip nichts anderes als eine „weiße Fläche“ als digitales Tool, die man befüllen kann. Es gibt z.B. ein Microsoft Teams integriertes oder auch andere wie z.B. Conceptboard oder Miro. Dort kann man zur Visualisierung Material reinkopieren, wie z.B. Powerpoint-Folien, Tabellen oder einfach digitale „Klebekärtchen“. Darin kann man dann zeichnen, schreiben, Dinge markieren und Ähnliches. Spannend wird es dann, wenn man ein Whiteboard für Gruppenarbeit verwendet und so Ergebnisse ähnlich wie auf einem Flipchart festgehalten werden. Der Vorteil ist, dass das „Papier“ quasi endlos ist und man in einzelne Stellen reinzoomen kann, um Details zu betrachten.

Frage

Gibt es zu dem Wetterbericht eine Vorlage?

Antwort

Unser Wetterbericht-Laminetto finden Sie hier.

Frage

Was ist Zest?

Antwort

Zest ist eine Software as a Service, um Engagement zwischen Teams, Manager und den einzelnen Bereichen zu fördern und sichtbar zu machen. Manager*innen können sehr einfach sehen, was deren Mitarbeitende im Alltag stört und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Weitere Informationen sind unter www.zestmeup.com verfügbar.

Frage

Was halten Sie für die Mindestausstattung für virtuelles Arbeiten?

Antwort

Grundsätzlich ist eine ausreichende technische Ausstattung notwendig. Keiner von uns möchte in Meetings sitzen, in denen die Verbindung immer wieder ruckelt oder gar zusammenbricht. Deswegen sollte eine ausreichende Internetverbindung bestehen. Damit ein Meeting dann noch überhaupt stattfinden kann, müssen die entsprechenden Tools in Form von Software klar festgelegt sein. Dazu gehört mindestens eine Kommunikationsplattform und die Möglichkeit zum FileSharing. Als Hardware natürlich ein Gerät mit Videokamera und Microfon, bzw. der Möglichkeit, ein Headset anzuschließen.

Frage

Was ist aus Ihrer Sicht das beste Webinar Tool?

Antwort

Hier gibt es eine recht gute Auswahl am Markt mit durchaus ausgereiften Eigenschaften. Die Handelsblatt Fachmedien nutzen Gotowebinar. Wir arbeiten sehr gerne mit Microsoft Teams, welches aber eine Lizenz erfordert, Zoom hingegen ist mit Basisfunktionen kostenlos nutzbar. Wichtig ist uns unter anderem, dass es die Möglichkeit gibt, Teilnehmer in Breakout Rooms schicken zu können. Jedoch kann es noch viele weitere Anforderungen geben, die bei der Auswahl zu beachten sind, wie z.B. Screensharing, Live-Streams, Aufzeichnungsmöglichkeiten, Feedback- und Analysefunktionen, Schnittstellen zu anderen Programmen, Anzahl der max. möglichen Teilnehmer usw…

Frage

Wie bekommt man Kollegen dazu, die eingeführen Tools auch tatsächlich zu benutzen? Teilweise werden trotzdem noch zahlreiche E-Mails mit Dateien verschickt, obwohl grundsätzlich andere Möglichkeiten vorhanden sind (WEbex Teams, 5F etc)

Antwort

Um Kollegen zu einer Veränderung zu bringen, empfehlen wir unser vierphasiges Changemodell. Im ersten Schritt muss Akzeptanz geschaffen werden. Zum einen sollten den Kollegen die persönlichen Vorteile klar werden, die sie davon haben, wenn die Dateien zentral abgespeichert sind. Das führt dazu, dass die eigene Motivation steigt. Zum anderen hilft es, die Vorteile für die gesamte Gruppe, also dem Team, hervorzuheben. Dabei müssen aber auch Regeln, Strukturen und Prozesse klar definiert sein, sodass im Team Klarheit über die Nutzung herrscht. Wenn diese Grundlagen geschaffen sind, sollten Kollegen durch Vorbilder und die Unternehmenskultur dazu bewegt werden, keine Dokumente mehr in Emails zu verschicken. Besonders Führungskräfte müssen hier mit gutem Beispiel vorangehen. So kann die Neuerung nachhaltig umgesetzt werden. In Folge wird dann die Verbesserung erreicht. Die Kollegen erkennen ihre neuen Fähigkeiten und haben verstanden, was es zu beachten gilt und welche Strukturen und Prozesse für die Gruppe besonders sinnvoll sind. Die Konsequenz ist ein nachhaltiges Commitment, keine Dateien mehr als Anhang zu versenden. Die Kollegen werden somit selbst zu Vorbildern. Und natürlich helfen auch freundliche Erinnerungen daran, wenn es mal nicht klappt!

Frage

Haben Sie auch Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit mit Kunden, insbesondere mit Neu-Kunden?

Antwort

Das wichtigste ist die Klärung der Frage, welches Tool zur Kommunikation genutzt werden kann bzw. soll. Nicht für jeden Kunden ist es aufgrund von internen Vorschriften möglich, alle Plattformen uneingeschränkt zu nutzen. Wenn dieses Thema geklärt ist, kann ein kurzes Techniktraining zu Beginn der Zusammenarbeit große Verbesserungen herbei führen – jeder kennt es, wenn ein Meeting holprig beginnt, weil keiner weiß, wie das Tool eigentlich zu bedienen ist. Ein großes Thema, das aber leicht aus der Welt zu schaffen ist. Wir haben gute Erfahrung mit MS Teams gemacht, da viele Kunden ebenfalls Office 365 nutzen und meistens Zugang für Externe erlauben.

Frage

Wie können Teamkollegen motiviert werden ihr Wissen und Ihre Kenntnisse zu teilen, in einer allgemeinen Entlassungszeit?

Antwort

Es gibt viele positive Beispiele von Unternehmen, die interne Kommunikationsplattformen, auch Corporate Social Networks genannt, dazu eingeführt haben. Mit einer Art internem Social Network werden Mitarbeitende dazu angeregt, Informationen auszutauschen und damit auch gleich zu dokumentieren. Generell werden interne Wikis und Ähnliche bei Unternehmen immer beliebter, denn sie machen den Wissensaustausch einfach und nachhaltig. Gleichzeitig wirkt sich auch eine digitale Diskussionsmöglichkeit positiv auf den Wissenstransfer aus, denn jeder kann so seine Gedanke zum Thema beitragen. Ein weiterer Ansatz zum Wissensaustausch muss von den Führungskräften ausgehen. Viele Mitarbeitende denken noch immer, dass sie besser darstehen, wenn sie mehr wissen als die Kollegen. Wird nun jedoch nicht mehr der Einzelne gelobt, sondern vermehrt die Abteilung an sich, führt das dazu, dass die Eitelkeit des Einzelnen weniger gefördert wird und die Grundbereitschaft zum Informationsaustausch steigt. Dies hat stark mit dem Teamgedanken zu tun.
Wenn es einen ganz konkreten Bedarf bei einzelnen Kollegen gibt, kann es helfen so präzise wie möglich zu beschreiben, welches Wissen weitergegeben werden soll. Gerade in kritischen Fällen, sollte das immer mit genügend Wertschätzung für das Geleistete kommuniziert werden.

Frage

Haben Sie Tipps für virtuelle Energizer?

Antwort

Es gibt eine sehr große Auswahl an verschiedensten virtuellen Energizer Aktivitäten. Ihr Ziel ist es Bewegung, Konzentration und Offenheit zu fördern, was besonders im virtuellen Arbeitsalltag wichtig ist. Auch Engagement kann so intensiviert werden. Beispiele sind die Nutzung von Online-Umfragetools wie Mentimeter, der Montagsmaler von skrippl.io, Online-Plattformen zum Stadt-Land-Fluss spielen, Bewegungsspiele, bei denen bestimmte Objekte im Raum berührt werden müssen, gemeinsame virtuelle Mittagessen, aktustische Spiele zur Geräuscherkennung und viele weitere. Einfach mal ausprobieren, es macht sicher Spaß!

Frage

Was ist Ihre Erfahrung zum Thema Erreichbarkeit der Führungskraft? Die FK hetzt von einem Meeting zum Nächsten …

Antwort

Virtuelle Arbeit muss durch gutes Zeitmanagement gestützt sein. Ein gut gepflegter Kalender bietet hier eine erste Übersicht zu den Erreichbarkeiten von Führungskräften und Mitarbeitenden. Wir empfehlen das Abhalten von regelmäßigen Jour-Fixes bzw. Dailys, um den Austausch untereinander zu fördern. Bei spontanen Meetingbedarfen hilft es mit der FK abzusprechen, wann sie generell gut erreichbar dafür ist und wie man verfahren soll (z. B. einfach anrufen, Termin schicken oder eine kurze Chatnachricht, wozu Redebedarf besteht). Darüber hinaus kann eine allgemeine Sprechstunde helfen, um Themen gezielt zu platzieren.

Frage

Informelle persönliche Treffen auf Abstand können auch aufdringlich wirken, wenn ich sie als Führungskraft vorschlage, weil es sich eben nicht so zufällig ergibt, wie das Treffen in der Kaffeeküche; wie vermeide ich das?

Antwort

Ein möglicher Ansatz wäre, offene „Sprechstunden“ im Rahmen von Dailys anzubieten. Die Teilnahme kann den Mitarbeitenden offen gestellt werden und dadurch eventuelle Zwänge vermieden werden.

Frage

Wie sieht der MS-Baum aus? Was synchronisiert sich nach Ihren Erfahrungen? Bitte ohne Apple

Antwort

Die Datenplattform, auf der die meisten Microsoft Programme basieren, ist MS SharePoint. Hier werden die Daten gespeichert, die dann über verbundene Plattformen abgerufen werden. Microsoft hat eine recht hohe Integration, fast alle Programme können miteinander kommunizieren und aufeinander zugreifen. Damit ist auch eine hohe Synchronisation von Daten gewährleistet. Beispiele hierfür sind MS Teams für Kommunikation zusammen mit Planner für Zeitpläne und/oder To Do für Aufgaben und zusätzlich ein OneNote Notizbuch für Meetingprotokolle. All das lässt sich auch mit Outlook verbinden (z. B. erscheinen dort die Aufgaben) und dem Kalender (wo direkt Notizbuchseiten für Protokoll in Meetings angehängt werden können). Außerdem bietet Teams für sehr viele andere Apps die Möglichkeit, sie direkt einzubetten (z.B. Kanbandboards wie Trello oder Meisterstask).

Frage

In welchem Tool moderieren Sie bevorzugt Workshops?

Antwort

Wir bevorzugen Microsoft Teams oder Zoom in Kombination mit einem digitalen Whiteboard und Umfragetools wie Mentimeter oder MS Forms.

Frage

Wie gehen Sie mit „Verweigerern“ um?

Antwort

Prinzipiell gilt bei uns „Widerstand ist Energie, mit der wir arbeiten können!“. Wenn ein Thema relevant genug ist, dass Mitarbeiter darüber reden, dann ist das für eine Veränderungsvorhaben erstmal etwas Positives. In Ihrem eigenen Umfeld können Sie darauf achten, in welchen Situationen Widerstand auftritt und woran Sie festmachen können, dass sich jemand der Sache verweigert. Dann hilft es, das Gespräch zu suchen und der Sache auf den Grund zu gehen. Vielleicht fehlen der Person Informationen und sie ist deshalb stark verunsichert oder sie hat noch nicht die Fähigkeit, etwas so zu machen, wie es jetzt verlangt ist. Ansonsten ist in Change Prozessen zwar einerseits wichtig, „Verweigerer“ ernst zu nehmen und Hilfestellungen zu bieten, gleichzeitig sollten die Vorreiter und Motivatoren ebenfalls genug Beachtung kriegen und können dabei helfen, andere zu befähigen.

Frage

Gibt es Methoden, die die Überzeugungskraft von Standpunkten erhöhen?

Antwort

Das lässt sich pauschal etwas schwierig beantworten, aber generell hilft es, zwei Dinge sicherzustellen: 1. Prüfen Sie Ihre Argumentationslogik und verproben Sie die z. B. mit einer unbeteiligten Person. Das kann helfen, verständlicher zu werden oder Widersprüche aufzudecken. 2. Nutzen Sie sinnvolle Visualisierungen, um Argumente zu untermalen. Hierbei kann zum Beispiel eine „von-zu“-Logik helfen: Wie ist die Situation jetzt und wohin soll sie sich entwickeln? Je einfacher sie einen Sachverhalt darstellen können, desto besser wird es für ihr gegenüber verständlich. Komplexität entsteht meist von alleine in der Diskussion dazu.

➡️ Bei weiteren Fragen zum Thema New Work schau auf unserer Themenseite New Work vorbei.

➡️ Möchtest du das Thema New Work in deinem Unternehmen/Team treiben? Dann schau Dir doch mal unsere Ausbildung zum New Work Pioneer an.

➡️Brauchst Du einen Rat oder direkte Hilfe rund um den Bereich New Work, dann kannst du gerne unsere kostenfreie Erstberatung bei Max Leichner oder Caroline Zielke buchen. 

Autor*in dieses Artikels

  • "Vanessa bildet das Herz all unserer Marketing-Aktivitäten. Dabei ist sie ein wahres Multitalent: Sie versorgt unsere Online-Präsenzen mit Content, weiß genau, worauf es beim User ankommt und behält mit viel Organisationsgeschick dabei das Große & Ganze im Blick."