Collaboration-Tools-Vorteile - virtuelles-Meeting - Dr. Kraus & Partner Blog

Unsere Artikel gibt es jetzt auch als Audioversion, gelesen von unserem Marketing Manager Thomas Piskor.

1 – Die Zusammenarbeit wird durch Collaboration-Tools enorm erleichtert

Wir beginnen mit dem aus meiner Sicht wichtigsten Grund und einem der größten Vorteile, der für die Nutzung von Collaboration-Tools spricht: Die Zusammenarbeit wird extrem erleichtert und die Effizienz steigt deutlich. Denn Collaboration-Tools sorgen dafür, dass Wissen im Unternehmen für alle an einem zentralen Ort auf einfache Art und Weise jederzeit zugänglich und transparent dargestellt und abgelegt werden kann.

Denken Sie doch nur an die E-Mail-Fluten zu verschiedensten Themen und Projekten mit unterschiedlichsten Beteiligten. Wer soll da den Überblick behalten? Oder an die vielen Stunden, in denen Sie sich mit folgenden Fragen rumschlagen müssen: „Wer hat den aktuellen Stand der Präsentation?“, „Wer arbeitet woran, in welcher Reihenfolge?“, „In welchem Ordner ist das Dokument gespeichert?“ oder „Ist die Präsentation.final.NEU.wirklich-final.pdf tatsächlich die neueste Variante?“.

Mit Hilfe von Collaboration-Tools gehört das der Vergangenheit an. Sie können Arbeitsgruppen bilden, in denen zum einen die komplette Kommunikation bzgl. des Projektes nachvollziehbar abgebildet werden kann und zum anderen alle verwendeten Dokumente zentral abgelegt werden können. In diesen Dokumenten können Sie übrigens auch parallel arbeiten, so entstehen keine unterschiedlichen Versionen, sondern die Datei ist immer auf dem neusten Stand.

2 – Die Kommunikation wird intensiviert und verdichtet

Collaboration-Tools bündeln aber nicht nur die Aktivitäten von unterschiedlichen Teams innerhalb Ihres Unternehmens. Wenn Sie einen Schritt weiter denken erkennen Sie, dass sich diese Tools wunderbar dafür eignen Mitarbeitende aus unterschiedlichen Standorten und aus unterschiedlichsten Funktionen miteinander zu verbinden. So bündeln Sie auf schnelle und unkomplizierte Weise Interessen und Kompetenzen in einem Kanal und schaffen eine Plattform für Austausch. Und falls der ein oder andere Kollege bspw. mal nicht an einem Austauschformat teilnehmen kann, hat er die Möglichkeit über das Aktivitätenprotokoll nachzuvollziehen, was besprochen wurde und kann so in das entsprechende Thema einsteigen oder anknüpfen.

3 – Der Teamgeist wird durch Collaboration-Tools gestärkt oder vielleicht sogar neu erschaffen

Die bereits genannten Gruppen oder Teams, die übrigens in unterschiedlichen „Sichtbarkeiten“ angelegt werden können – öffentliche, verwaltete, geschlossene – fördern den Austausch innerhalb eines Teams deutlich. Warum? Weil die Collaboration-Tools einen Austausch so einfach machen. Egal ob kurze Frage, eine Abstimmung, ein Foto, ein Video oder ein Statement – mit der Antwortfunktion, kann sich jeder ganz unkompliziert im „geschützten“ Rahmen der Gruppe/des Teams einbringen und reagieren. So bilden sich neue Netzwerke die dafür sorgen, dass die Sichtbarkeit des Einzelnen im Unternehmen steigt und dadurch eine stärkere Identifizierbarkeit gegeben ist.

4 – Motivation wird verbreitet und gesteigert

Vielleicht finden es viele übertrieben wenn ich sage, es war noch nie einfacher Motivation im Team oder im Unternehmen zu verbreiten. Teilen Sie wichtige Informationen, Entscheidungen, Veränderungen oder Ereignisse mit anderen. Sie glauben nicht, wie schnell Personen hier entsprechend reagieren werden. Diskussionen entfachen und die Anteilnahme am entsprechenden Thema steigt. Einmal angefangen werden Sie schnell feststellen, dass viele Mitarbeitende Ihre Erfolge, News oder Informationen teilen und sich Kollegen hier gegenseitig motivieren.

5 – Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt

Wie Sie jetzt ja sicherlich schon festgestellt haben, sind Collaboration-Tools wunderbare Möglichkeiten, um Mitarbeitende an einem Ort zu versammeln. Dank der unterschiedlichen Funktionen, wie Chats und Streams, können die Nutzer entscheiden, wo die Diskussion stattfinden soll und vor allem auch, wer dabei sein sollte – bringen Sie alle wichtigen Stakeholder unkompliziert an einem Ort zusammen. Alle Aspekte und Meinungen werden so zentraler Stelle gesammelt und Entscheidungen können schneller verabschiedet werden.

➡️ Weitere Infos zum Thema virtueller Zusammenarbeit finden Sie außerdem auf unserer entsprechenden Themenseite „Virtuelle Zusammenarbeit & Führung“

Autor*in dieses Artikels

  • "Caroline weiß, welche Facetten der Kommunikation in dem jeweiligen Change-Prozess notwendig sind – egal, ob in der 1:1 Situation, im Team oder im digitalen Bereich. Balance ist ihr roter Faden – und ein starker Mehrwert für jedes Veränderungsvorhaben."