Die richtigen Entscheidungen innerhalb von Management-Teams zu treffen ist nicht immer einfach. Gerade in der VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambiguität) kann aber genau das – zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen treffen – einen enormen Wettbewerbsvorteil liefern.
Aus diesem Grund empfehle ich jedem Management-Team einen strukturierten Entscheidungsfindungsprozess zu etablieren und diesen auch zu leben.
Die Entscheidung vor der Entscheidung: Welchen Entscheidungsfindungsprozesses wählen?
Wollen Sie eine hohe oder niedrige Beteiligung bei der Entscheidungsfindung? Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Ganz eigenständig (autoritär oder autokratisch)
- Die Meinungen und Ansichten der anderen beratend mit einbeziehend
(konsultativ) - Die anderen an der Entscheidungsfindung direkt beteiligen (partizipativ)
- Gemeinsame Entscheidung eine demokratische Kultur einbeziehend (kooperativ bis delegierend)
Jedes der vier Verfahren ist unterschiedlich und benötigt demnach mehr oder weniger Zeit und auch die “Urteile” sind eben auch mehr oder weniger nachhaltig.
Als Führungskraft sollten Sie daher vor jeder anstehenden Entscheidung genau überlegen, welche Art/welchen Prozess/welche Methode Sie für die jeweilige Entscheidungsfindung auswählen und transparent machen, welche Rolle dabei die Teammitglieder spielen sollen, damit sie niemand enttäuschen.
Entscheidungen treffen mit der Methode 3/5/7*
Für grundlegende und richtungsweisende Entscheidungen, welche die gesamte Organisation betreffen und ein Leitungsteam die Verantwortung trägt, aber eine gewisse Nachhaltigkeit und Stabilität erwartet wird, empfehle ich die zugegebenermaßen aufwändige Methode in 9 Schritten.
Entscheidungsfindung im Team in 9 Schritten
(*nach einem ignatianischen Modell – auch Methode 3/5/7 genannt – da die Schritte 3,5 und 7 Einzelarbeiten sind)
Nun fragen Sie sich sicherlich: Warum soll ich eine solch aufwändige Methode verwenden, wenn es auch einfacher geht? Das verrate ich Ihnen gerne. Ein wichtiges Merkmal des 9-stufigen Entscheidungsprozesses ist der Wechsel zwischen Gruppen- und Einzelarbeit, also ein Zusammenkommen und immer wieder Auseinandergehen, bevor es zur endgültigen Entscheidung kommt. Dadurch wird sichergestellt, dass man sich nicht an Wortführern und Meinungsmachern orientiert und dass gruppendynamische Prozesse unterbrochen und damit Eigendynamiken weniger wirksam werden. Hervorragend geeignet für moderierte Workshops.
Ich habe Ihnen den Prozess als tabellarischen Überblick zusammengestellt:
| Schritte | to-do | In der Gruppe | Jeder für sich alleine |
|---|---|---|---|
| Schritt 1 | Aufgaben und Zielklärung | x | |
| Schritt 2 | Rollen und Prozessklärung | x | |
| Schritt 3 | Erste Meinungsbildung | x | |
| Schritt 4 | Offener Austausch | x | |
| Schritt 5 | Zweite Meinungsbildung | x | |
| Schritt 6 | Diskussion | x | |
| Schritt 7 | Dritte Meinungsbildung / persönliche Stellungnahme | x | |
| Schritt 8 | Einigung | x |
Für all diejenigen, die sich intensiver mit den Inhalten der einzelnen Schritte befassen wollen:
| Schritt/Phase | Gruppen-/ Einzelarbeit (GA/EA) |
Fragen/Methoden | Material |
|---|---|---|---|
| 1-Aufgaben und Zielklärung | GA | 1.) Welches ist die Fragestellung bzw. das Problem? (genau beschreiben, schriftlich festhalten – visualisieren, Überschrift finden) 2.) Welches sind die zur Entscheidung vorliegenden Alternativen? 3.) Was ist das (smart) Ziel des Prozesses? |
z.B. Flipchart, Whiteboard, PPT, Moderationskarten, Mindmap – funktioniert alles auch digital |
| 2-Rollen und Prozessklärung | GA |
Alle TN auf einen gemeinsamen Informationsstand bringen. Klären der Rolle des Leiters (Moderators?), ob er sich z. B. der Gruppe, der Mehrheit beugen wird Klärung der Offenheit aller sich der bestmöglichen Lösung zu öffnen, Lobbyisten (durchsetzen von Einzel- oder Gruppeninteressen) ausschließen. |
Am besten auch visualisieren, schriftlich festhalten und durch „öffentliche Bekundung“ bestätigen lassen. |
| 3-Erste Meinungsbildung | EA | Individuell prüfen, „meditieren“, was für das eine und das andere spricht. | Schriftlich festhalten |
| 4-Offener Austausch | GA | Jeder trägt reihum seine Gedanken, Emotionen, Argumente und Gegenargumente für die jeweiligen Alternativen vor. Die anderen hören nur zu, versuchen zu verstehen. Nur Verständnisfragen sind zugelassen. | Keine Diskussion, Argumente / Aspekte werden plakativ festgehalten |
| 5-Zweite Meinungsbildung | EA | Individuell erneut prüfen, „meditieren“, was für das eine und das andere spricht. | Schriftlich festhalten |
| 6-Diskussion | GA | Offenes Gruppengespräch in respekt- und vertrauensvoller Atmosphäre, alle sollen zu Wort kommen, Blitzlichter, Tendenzabstimmungen, Aufstellungen, wer steht wo? |
Rückgriff auf die bisherigen Aufzeichnungen / Dokumentationen |
| 7-Dritte Meinungsbildung / persönliche Stellungnahme | EA | Letztmalig individuell prüfen, „meditieren“, für was man sich persönlich jetzt entscheiden würde und von dem man glaubt, dass es für die Allgemeinheit der richtige Weg ist. | Schriftlich festhalten |
| 8-Einigung | GA | Jeder teilt seine Option der Gruppe mit. Evtl. ergibt sich hier schon ein Konsens oder eine Einigung anderer Art (s. Absprache in Schritt 2) oder Mehrheitsentscheidung (welche von der Minderheit mitgetragen wird) oder Suche nach einem tragfähigen Kompromiss oder der Leiter entscheidet. |
Blitzlicht
Abstimmung |
| 9-Rollen und Aufgabenverteilung | GA |
Wer macht was bis wann? Welche Ressourcen werden dazu benötigt? |
Projektplan |
