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Hallo, ich habe vor einigen Wochen in einem großen Unternehmen als PM begonnen. Ich soll hier ein Projekt leiten, welches jedoch etwas anders als gewohnt durchgeführt wird.
Ich möchte das kurz beschreiben. Die einzelnen Phasen werden sehr grob und nach Erfahrungswerten geplant (Bsp: Designpase ca 4 Wochen) und die beteiligten Bereiche (IT, Fachbereich A, Fachbereich B…) sagen, in dieser Zeit hat zB die IT Abteilung einen Aufwand von 3 PT, der Fachbereich A von 5 PT und Fachbereich B von 8 PT. In dieser Phase trifft sich der Fachbereich A mit der IT und erläutert sein Anliegen, die programmieren etwas vor sich hin, werfen irgendwann einen Prototypen über den Zaun, der Fachbereich sieht sich den an und erkennt: falsch verstanden, IT bessert nach. Mit Fachbereich B wird Rücksprache gehalten, man vertagt sich, trifft sich wieder… Irgendwann ist man dann fertig – meist sogar in der vorgegebenen Zeit der Phase. Der Ablauf in der Phase ist jedoch absolut unstrukturiert.
Das Unternehmen ist sehr groß und es gibt dort kein einheitliches Projektmanagement. Ich kann auch anderen Bereichen nicht eine Struktur aufdrücken. Hat jemand eine Idee wie man solch einer Situation begegnet und dies sauber steuert?
Bin auf Ideen gespannt!
Dank und beste Grüße
John

Hallo John,
vielen Dank für Ihren Beitrag.
Wenn ich Ihre Situation richtig verstehe, dann arbeiten sie vermutlich in (Software-)Entwicklungsprojekten. Die dort angewandten agilen Methoden mit iterativen Schleifen können, wenn man phasenorientierte Modelle wie z.B. aus dem Automotive-Bereich kennt, auf den ersten Blick chaotisch wirken. Sie haben aber aufgrund der Komplexität und v.a. Unplanbarkeit des Projekts durchaus ihre Daseinsberechtigung.
So viel zunächst mal ganz allgemein zu Ihrer Situation, was Ihnen vermutlich noch nicht sehr viel weiterhilft. Auch ein Ratschlag hinsichtlich einer vermeintlich besseren Struktur meinerseits wäre hier aus meiner Sicht nicht erfolgsversprechend, weil Sie dann ja versuchen würden, wie bereits von Ihnen erwähnt, unsere gemeinsame Idee einem anderen Bereich "aufzudrücken".
Bevor Sie sich über eine konkrete Veränderung der Situation Gedanken machen zwei Tipps meinerseits:
1. Stakeholder identifizieren und deren Sichtweise einholen:
Verschaffen Sie sich einen Überblick, wer die wichtigsten "Player" in Ihrem Projekt sowie zum Thema PM in Ihrem Haus sind und schildern Sie ihnen Ihr Anliegen. Dadurch verstehen Sie zum einen besser, warum die Dinge so sind, wie sie aktuell sind und zum anderen können Sie, wenn wirklich Änderungsbedarf besteht, Vorschläge mit den relevanten Entscheidern direkt diskutieren. Die weniger wichtigen "Player" werden dann automatisch Ihrem Vorschlag folgen.
2. Keine Veränderung ohne Notwendigkeit
Sie haben selbst geschrieben, dass die Projekte meist rechtzeitig fertig werden, auch wenn nach Ihrem Empfinden in unstrukturierter Art und Weise. Dennoch: Es funktioniert und so lange dies so ist bzw. keine Veränderungsnotwendigkeit aufgrund Budget- und/ oder Zeitüberzug oder enormen Qualitätsproblemen besteht, wird dies auch wohl so bleiben. Daher mein Rat: Schaffen Sie ein Bewusstsein für die Veränderungsnotwendigkeit und zeigen Sie den wichtigsten Stakeholdern die Vorteile Ihrer Sichtweise auf. Nur dann können Sie etwas bewegen.
Ohne diese beiden Schritte können Sie sich viele Gedanken darüber machen, was zu verändern ist. Es wird von Ihren Kollegen und der Organisation jedoch nicht angenommen werden, solange die es nicht auch so sehen.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit weiterhelfen und stehe Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne für einen weiter Austausch zur Verfügung.
(daniel.krones@kraus-und-partner.de)

Herzliche Grüße

Daniel Krones